5 conseils pour les comptables et les aides-comptables

Le plus grand défi pour les comptables lors de la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité est le processus existant du bureau lui-même. Une bonne préparation est la moitié de la bataille. Et surtout, faites appel à nos connaissances et à notre expertise lors de la mise en place de votre comptabilité.

1. Optez pour des processus au comptable standardisés

En ce qui me concerne, les processus propres au comptable sont le plus grand défi. C’est vraiment difficile à mettre en place si les processus existants doivent être en tête lors de la mise en place de votre comptabilité et des logiciels associés. Ce problème commence toujours par une certaine idée et comment ils veulent organiser cela en tant que bureau.

Ensuite, des compromis sont toujours faits pour ne pas laisser échapper son propre idéal. Le logiciel n’a plus qu’à suivre. Cela conduit à son tour à la personnalisation, puis en tant que comptable, vous êtes condamné à de longues relations avec votre fournisseur de logiciels. Le conseil ? Pourquoi continuer avec votre propre idée, alors que des milliers de bureaux vous ont déjà précédé ? Choisissez un fournisseur dont le processus est déjà standardisé.

2. Utilisez le plan comptable standard, le tableau du grand livre de référence

Chaque comptable établit son propre plan comptable lors de la mise en place de la comptabilité. Il s’agit d’un plan comptable du grand livre basé sur un codage normalisé des données financières. Il présente cependant un inconvénient car le modèle des polders le rend très extensif. Utilisez-le comme norme lors de l’organisation de votre comptabilité, mais raccourcissez-le, supposez un maximum de six cents comptes du grand livre général pour le bilan et les pertes et profits.

Les administrations peuvent s’écarter de la norme et avoir leur propre plan comptable. Mais en les nappant une fois sur le mappage RGS, il n’est plus nécessaire de les mapper à chaque fois dans d’autres applications (de génération de rapports). De plus, les données sont plus faciles à échanger entre différents systèmes. Cela facilite l’évaluation de l’administration, car les données deviennent comparables.

3. Automatisez la comptabilité

La question est de savoir si vous, en tant que comptable, souhaitez tout saisir manuellement ou le retaper. Ou que vous puissiez saisir automatiquement les réservations dans le système comptable avec des fonctionnalités de numérisation et de reconnaissance intelligentes. Est-ce que je travaillerai avec des solutions de numérisation et de reconnaissance ? Est-ce que je vais travailler avec un lien API ? Ou dois-je lier le logiciel que le client utilise déjà à mon système logiciel ?

Cependant, dans la pratique c’est vraiment un défi. Cela a à voir avec les coûts, par exemple, des liens supplémentaires. Mais avec la croissance et les ambitions de l’entrepreneur, on ne peut plus tout taper à la main. Alors pensez à l’avance. Pour le moment, environ 40 à 45 % des réservations bancaires sont encore effectuées à la main. Mais les factures d’achat sont encore beaucoup traitées manuellement. Cela peut être considérablement réduit par une conception et des paramètres corrects dans le système comptable.

4. Impliquez les employés dans la mise en place de la comptabilité

Si un propriétaire exécutif d’un bureau veut un (nouveau) progiciel comptable et ne le communique pas à ses employés ou collègues, il n’obtiendra pas ses employés. Cela tourne vraiment mal, surtout dans les bureaux un peu plus grands. Alors cet employé pense seulement : c’est différent de ce à quoi je suis habitué et ça ne marchera pas.

Par conséquent, soyez toujours transparent, afin qu’il soit largement soutenu dans l’organisation. Si vous allez mettre en œuvre et que vous allez mettre en place la comptabilité, assurez-vous d’avoir consulté et communiquer clairement à votre personnel.

5. Mieux comprendre la liasse comptable

Je peux réserver quand même, pourquoi devrais-je suivre un cours ? Cela ne coûte que de l’argent. Il est vraiment important de suivre une formation comptable sur le logiciel de comptabilité, alors vous en tirerez vraiment le meilleur parti.

Consulter l’expert comptable. Profitez des connaissances et de l’expertise interne. L’expert comptable à Ixelles est  vraiment là pour vous aider à mettre en place votre comptabilité, vos logiciels et vos processus.

La mise en place correcte d’un système comptable demande donc beaucoup de réflexion. Heureusement, le service d’expert comptable à Ixelles de vous aide à changer facilement